Foto: shutterstock
NAČIN na koji sastavljaš svoje poslovne e-mailove vjerojatno neće biti od ključne karike za napredak u tvojoj karijeri, međutim, može ozbiljno utjecati na to koliko ćeš ozbiljno biti shvaćena. Tvoja komunikacija s kolegama stvoriti će određenu sliku o tebi, posebno kod onih koji te "poznaju" jedino putem e-maila. Kao što na temelju telefonskih razgovora zaključujemo jesmo li imali ugodnog sugovornika, isto tako rangiramo i one s kojima komuniciramo putem interneta. Zato, prije nego što stisneš tipku "sent", prisjeti se ovih pravila:
1. Popis primatelja uvijek dvostruko provjeravaj
Ne postoji ništa gore od spoznaje da si mail upravo proslijedila krivoj osobi? Nadamo se da ti se takva situacija još nije desila, a kako nikad ni ne bi, uvijek dvaput provjeravaj rubriku u kojoj je naslovljena osoba koja mail zaprima, kako on ne bi dospio u pogrešne ruke.
2. Slobodno ubaci i malo osjećaja
Pri sastavljanju maila pobrini se da on bude kratak, jasan i iskren. Danas više nitko nema vremena za čitanje, a ni za pisanje kilometarskih mailova. Zato se potrudi da uvijek sažeto prezentiraš sve potrebne informacije. No, uvijek izdvoji malo vremena da ubaciš i pokoju rečenicu kojom ćeš ubaciti emocije, npr. primatelju zaželjeti ugodan vikend, što će tvoj e-mail učiniti živahnijim i simpatičnijim.
3. Provjeri gramatičku točnost
E-mail prepun gramatičkih pogreški primatelju govori: "Ti ne vrijediš mog vremena, pa si zato nisam niti dala truda da bacim dodatni pogled jesam li sve ispravno napisala". Nemoj si to dozvoliti, ljudi pamte takve stvari! Zbog njih će te ili proglasiti nepismenom, ili neljubaznom.
4. Nabavi drugi par očiju
Naravno da svaki e-mail nećeš slati svojoj prijateljici ili cimeru na pregled prije slanja. No, kada sastavljaš važan i osjetljiv mail, zamoli nekoga od povjerenja da ga pregleda prije samog slanja. Drugi mnogo bolje uočavaju pogreške od nas samih.
5. Jasna tema
Umjesto da šalješ mailove bez naslova, profesionalnije je napisati temu koja odgovara sadržaju. Time je manje vjerojatno da će se mail izgubiti u mnoštvu drugih mailova koje primatelj dobiva, a i lakše će odrediti koji su mu mailovi prioritetniji da se s njima odmah pozabavi. Ako rubriku naslova ostaviš praznu, mogao bi pomisliti da sadržaj tvog maila i nije toliko bitan, pa ti odgovoriti sa zakašnjenjem.
6. Nauči razliku između CC i Bcc
Glavi primaoc maila uvijek je naznačen u rubrici To(Za). No isto tako, možeš dodati i dodatne primaoce maila u rubrikama Cc i Bcc. Cc primaoc će biti vidljiv i glavnom primaocu, odnosno znati će da je mail upućen i njemu. No, ako drugog primaoca umetneš u rubriku Bcc - on će biti nevidljiv za glavnog primatelja. To je zgodan način kojim i druge ljude možeš obavijestiti o vašem dopisivanju, a bez uznemirivanja glavnog primatelja.
7. Pažljivo s interpunkcijskim znakovima i smajlićima
Mnoštvo uskličnika i upitnika učinit će da tvoj e-mail zvuči ljutito i nervozno. Pravilo je da se koristi jedan interpunkcijski znak po rečenici. Isto vrijedi i za smajliće. Poneki "smješko" može "zagrijati" e-mail, ali ako ga upotrebljavaš prečesto može stvoriti neprofesionalan i neiskren dojam.