Foto: Omega software

PREPORUKE koje proizlaze iz unutarnjih i vanjskih revizija često sadrže obuhvat koji prelazi standardne granice unutar organizacije. Da bi ih se ispunilo, potrebna je suradnja odjela koji u svakodnevnom radu nemaju puno zajedničkih točaka što ponekad predstavlja komunikacijski problem. U današnjoj praksi radi se o rutinskom zadatku koji su mnoge privatne i javne organizacije dužne provoditi, a za koji često nemaju adekvatan alat. Tko kome i kada šalje obavijest kada je određena faza gotova, na koji način i kako to drugi mogu vidjeti? Sve su to izazovi iz prakse na koje uspješno odgovara novo rješenje Baza izvješća i preporuka Agencije iz domaćeg poduzeća Omega softwarea.
 
Cilj projekta bio je olakšati, ubrzati i pojeftiniti način praćenja preporuka koje proizlaze iz unutarnjih i vanjskih revizija.  To je postignuto centralnim mjestom informiranja gdje se mogu naći jednoznačni odgovori na sljedeća pitanja.

• Koji je trenutni status provedbe preporuka, odnosno izvješća?
• Koji su rokovi i koje djelatnike se čeka?
• Kad je koja preporuka riješena?
• Gdje su dokazi o rješavanju pojedinih preporuka?
• Koja je zadnja, potpuna i ispravna verzija xls datoteke u kojoj pratimo preporuke?
• Tko je, kada i što unio, izmijenio ili obrisao na podacima?
• Koje preporuke ja ili moji zaposlenici moramo riješiti i do kada?
• Tko od zainteresiranih strana smije vidjeti koje podatke?
• Kako izgleda skupni izvještaj trenutnog statusa provedbe izvješća?

U Agenciji za plaćanja u poljoprivredi, ribarstvu i ruralnom razvoju implementiran je sustav koji na jednostavan i efikasan način pomaže pratiti zaključke revizijskih izvješća i njihovo ispunjavanje kroz vrijeme. Uz preglednu dokumentaciju i olakšano praćenje izvedbe Baza izvješća i preporuka Agencije pružaju validaciju unosa, kontrolu pristupa, verzioniranje i mogućnost uvoza preporuka iz xls datoteke, kako ih obično dostave revizori. Ažurnost informacija prestaje biti pitanje jer se radi o centraliziranoj web aplikaciji što znači da se svi podaci nalaze na jednom mjestu i uvijek su ažurni. Koncept rješenja je nastao upravo iz preporuka uz jedno od revizijskih izvješća.

Daljnji razvoj Baza izvješća i preporuka Agencije uključit će obuhvat procesa provođenja (unutarnje) revizije kao i e-mail podsjetnik za sudionike.